/Архивын ерөнхий газрын Мэргэжил, арга зүйн удирдлагын
газрын мэргэжилтэн Ш.Дариймаа/
Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримт бичгийг зөв ангилж бүрдүүлэх, хадгалах хугацааг нь оновчтой тодорхойлох, тэдгээрийг хавтаст хэрэг болгон бүрдүүлэх, байгууллагын баримтын тоо бүртгэл хөтлөх, мэдээлэл лавлагаанд ашиглах зорилгоор хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт үйлдэнэ.
Жагсаалтыг Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал эрхэлсэн Засгийн газрын агентлагаас баталсан заавар, журмыг удирдлага болгон байгууллагын тухайн үеийн бүтэц, зохион байгуулалтад нийцүүлж боловсруулах ба үйл ажиллагааны бүтэц, чиг үүрэгт өөрчлөлт гарвал шинээр боловсруулж мөрдөнө.
Байгууллагын хэмжээнд хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг бичиг хэргийн ажилтан нэгтгэн гаргаж, Баримт бичиг нягтлан шалгах комисс (цаашид "ББНШК” гэх)-ын хурлаар хэлэлцүүлж, байгууллагын даргаар батлуулан үйл ажиллагаандаа мөрдөнө.
Жагсаалт боловсруулахад дараах шаардлага тавигдана. Үүнд:
- байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжүүд нь жагсаалтын доторх үндсэн бүлгүүд болох;
- байгууллага бүр батлагдсан бүтэц-зохион байгуулалт, үйл ажиллагааны чиглэлийн дагуу индексжсэн байх;(Үйл ажиллагааны цар хүрээ, орон тоо, бүтцийн хувьд цомхон байгууллага зохион байгуулалтын нэгжид хуваагддаггүй бол индексгүй байж болох бөгөөд энэ тохиолдолд жагсаалтыг баримтын нэр төрөл, ач холбогдлоор нь дараалуулна)
- хөтлөгдөх хэргүүдийг дээрх бүтцийн дагуу нэр төрөл, ач холбогдлоор нь байрлуулж бүртгэсэн байх;
- хадгалах хугацааг зөв тогтоох;
- хариуцах албан тушаалтны албан тушаал, нэрийг заах;
- жагсаалт нь өөрөө баримт болохын хувьд зааврын дагуу зөв боловсруулагдсан байх зэрэг болно.
Бичиг хэргийн ажилтан зохион байгуулалтын нэгжийн ажилтнуудад жагсаалт боловсруулах асуудлаар зөвлөгөө өгч, маягт тараан, гүйцэтгэх ажлын чиглэлд хамаарах баримт бичгийн нэр, төрөл, тэдгээрийн онцлог, хадгалах хугацааны талаарх саналыг авна. Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж бүр Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалттай байх ба нэгжийн орон тооны бус дотоод ажил хариуцсан ажилтан бусад мэргэжилтнүүдийн оролцоотойгоор боловсруулж, нэгжийн удирдлагаар хянуулж, батлуулсан байна.
Бичиг хэргийн ажилтан байгууллага, салбарын хэмжээнд хөтлөх хэргийн нэрийн нэгдсэн жагсаалтыг боловсруулах бөгөөд тухайн жилд байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүсэж хөтлөгдөх бүх баримт бичгийг бүрэн тусгана. Энэ ажлыг дангаар хариуцсан ажилтангүй бол архивын эрхлэгч гүйцэтгэнэ.
Удирдлагын босоо тогтолцоотой байгууллага, салбарын хэмжээний хөтлөх хэргийн нэгдсэн жагсаалтыг боловсруулахад ажлын хэсэг томилж, мэргэжлийн байгууллагаас арга зүйн зөвлөгөө, туслалцаа авч боловсруулан төрийн архивын дэргэдэх Баримт бичиг нягтлан шалгах арга зүйн комиссоор хянуулж, батлуулна.
Байгууллага шинээр байгуулагдан, үйл ажиллагаагаа явуулж байгаа бол түгээмэл хөтлөгдөх удирдлагын баримт бичигт эхлэн жагсаалт боловсруулж, байгууллагын үйл ажиллагаа тодорхой болох хагас жил хүртэлх хугацаанд үндсэн үйл ажиллагааг харуулсан, мэргэжлийн баримт бичгийн нэр төрлийг тогтоож, бүх хэргийг хамруулан нэг жилийн дотор жагсаалтыг боловсруулна.
Бичиг хэргийн ажилтан байгууллага, салбарын хэмжээнд хөтлөх хэргийн нэрийн нэгдсэн жагсаалтыг боловсруулах бөгөөд тухайн жилд байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүсэж хөтлөгдөх бүх баримт бичгийг бүрэн тусгана. Энэ ажлыг дангаар хариуцсан ажилтангүй бол архивын эрхлэгч гүйцэтгэнэ.
Жагсаалтыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын байцаагчид хянуулж, харьяалах төрийн архивын дэргэдэх Баримт бичиг нягтлан шалгах арга зүйн комиссын хурлаар хэлэлцүүлнэ. Бичиг хэргийн ажилтан жагсаалтад орсон баримтын хадгалах хугацаа нь байгууллагын үйл ажиллагаанд үүссэн удирдлагын нийтлэг баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн болон тухайн салбарын жагсаалт, байгууллагын Баримт бичиг нягтлан шалгах комиссын шийдвэрт нийцэж буй эсэхэд хяналт тавьж, боловсруулна.
Жагсаалтыг жил бүр боловсруулах бөгөөд 3 хувь үйлдэж, 1 хувийг хэлтэс, тасаг, нэгжийн ажилтнуудад, 1 хувийг байгууллагын архивт, 1 хувийг байнга хадгалах хэрэгт авна. Жагсаалтыг загвар хүснэгтийн дагуу боловсруулж, оны эцэст зохион байгуулалтын нэгж, байгууллагын хэмжээнд хөтлөгдсөн хэргээр нэгдсэн дүн тоо гаргана.
Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж, тэдгээрт хөтлөгдсөн бүх хэргийн тоог бичиг хэргийн ажилтан оны эцэст нэгтгэн, хөтлөгдсөн хэргийн нэгдсэн дүн тоог гаргаж, удирдлагад танилцуулна. Мөн төрийн архив нь хөмрөг үүсгэгч байгууллагуудын батлагдсан Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг жил бүр 1 хувийг авч, хөмрөгийн хувийн хэрэгт хадгалвал тухайн оны баримтаар бүрдүүлэлт хийхэд бүрэн байгаа эсэхэд хяналт тавихад илүү ач холбогдолтой болох юм.
